Ochrona danych osobowych w branży HR – wyzwania i rozwiązania

RODO, papierowe CV i outsourcing – co najbardziej zagraża danym osobowym?

Choć każda firma deklaruje znajomość zasad RODO, praktyka często rozmija się z teorią. W działach HR regularnie dochodzi do uchybień, które mogą mieć poważne konsekwencje. Należą do nich:

• niepilnowanie drukowanych dokumentów,
• nadmiarowe gromadzenie danych,
• brak aktualnych klauzul informacyjnych
• zbyt szeroki dostęp do akt pracowniczych. 

Wzrost liczby narzędzi cyfrowych – od systemów ATS, przez platformy do wideokonferencji, po zewnętrzne chmury – oznacza więcej punktów styku z danymi osobowymi i więcej miejsc, w których może dojść do ich naruszenia. Tymczasem najczęstsze incydenty wynikają z niefrasobliwości: przesyłanie dokumentów przez niezabezpieczone kanały, używanie prywatnych nośników danych czy nieuwaga przy konfiguracji systemów. Zagrożeniem jest również powierzanie danych zewnętrznym agencjom rekrutacyjnym. Jeśli pracodawca nie podpisze z nimi odpowiednich umów powierzenia, może ponieść pełną odpowiedzialność za ewentualne naruszenia. Brak monitoringu współpracy z podmiotami trzecimi to realna luka w zabezpieczeniach.

Nie można też lekceważyć wpływu codziennych nawyków pracowników: zostawianie dokumentów na biurku, korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi, nieuprawnione kopiowanie danych czy przekazywanie ich osobom nieupoważnionym – wszystko to stwarza realne ryzyko wycieku danych.

Jak zabezpieczać dane osobowe pracowników i kandydatów? Praktyczne wskazówki

1. Zbieraj tylko to, co niezbędne

   Nie pytaj o więcej, niż wynika z Kodeksu pracy i specyfiki stanowiska. Im mniej danych gromadzisz, tym mniejsze ryzyko ich naruszenia.

2. Ogranicz dostęp do dokumentów

   Wyznacz osoby odpowiedzialne za dane kadrowe. Pozostali pracownicy nie powinni mieć do nich wglądu, chyba że jest to uzasadnione obowiązkami służbowymi.

3. Edukacja zespołu

   Prowadź cykliczne szkolenia i przypomnienia dla osób przetwarzających dane. Przekazuj konkretne instrukcje: jak postępować z CV, jak odpowiadać na wnioski pracowników o dostęp do danych itp.

4. Techniczne zabezpieczenia

   Stosuj silne hasła, szyfrowanie dysków i autoryzację dwuetapową. Dział HR powinien korzystać z dedykowanego systemu, do którego każdy użytkownik ma indywidualne uprawnienia.

5. Zewnętrzne podmioty pod kontrolą

   Sprawdzaj, komu powierzane są dane. Każda agencja czy dostawca narzędzia HR powinien działać na podstawie pisemnej umowy i być objęty audytem.

6. Rejestr czynności przetwarzania

   Dokumentuj, jakie dane przetwarzasz, w jakim celu, przez kogo i jak długo. Ten rejestr pomoże Ci w razie kontroli i przy analizie ryzyk.

7. Błyskawiczna reakcja na naruszenia

   Nie ignoruj żadnych sygnałów. Błędne zaadresowanie maila czy zagubione CV wymagają analizy incydentu i – jeśli trzeba – zgłoszenia do UODO.

8. Regularne przeglądy procedur

   Audytuj swoje praktyki co najmniej raz na kwartał. Technologia się zmienia, ale prawo także – musisz być zawsze o krok przed zagrożeniem.

9. Porządkowanie danych w systemach HR

   Stwórz segmentację: inne reguły dla kandydatów, inne dla aktualnych pracowników, jeszcze inne dla byłych. Każdy z tych przypadków ma inne podstawy przetwarzania.

10. Zarządzaj czasem przechowywania danych

    Ustal okresy retencji danych i trzymaj się ich. Po zakończeniu rekrutacji nie wolno przechowywać CV bez zgody.

11. Weryfikuj procesy po stronie agencji zewnętrznych

    Poproś o dokumentację, polityki prywatności i informacje o przechowywaniu danych. W razie incydentu odpowiedzialność może spaść na Twoją firmę.

12. Gotowość do obsługi wniosków o dane

    Zadbaj o procedurę umożliwiającą szybkie odpowiadanie na wnioski o dostęp, sprostowanie czy usunięcie danych. To obowiązek prawny i standard w profesjonalnej organizacji.

Dlaczego warto inwestować w bezpieczeństwo danych HR?

Dział HR operuje ogromną ilością danych osobowych i stanowi jeden z najbardziej wrażliwych punktów w organizacji. Dbanie o ich bezpieczeństwo to nie jednorazowa akcja, lecz ciągły proces wymagający zaangażowania, procedur i świadomości. Każda luka może oznaczać nie tylko karę finansową, ale i utratę zaufania ze strony pracowników oraz kandydatów.

Jeśli chcesz budować kulturę zaufania i bezpieczeństwa w swojej firmie, zacznij od podstaw: ogranicz dostęp, weryfikuj działania partnerów zewnętrznych, szkol pracowników i aktualizuj procedury. Pamiętaj, że to nie technologia chroni dane – tylko dobrze wdrożona polityka, za którą stoją konkretni ludzie.